Event Koordinator:in / Servicekraft / Host / Hostess (Gastronomie) in Köln & Düsseldorf

• Was? Netzwerktreffen von ca. 10–20 hochrangiger Führungskräften mittelgroßer und großer Firmen, in entspannter Atmosphäre, bei gutem Essen und Trinken.
  
• Wann? 2 Mal im Monat, immer mittwochs oder donnerstags von 18:30 bis 23:00 Uhr. Du solltest möglichst immer dabei sein können. Die Termine stehen mindestens 3 Monate im Voraus fest.
• Wo? In Feinkostrestaurants im Zentrum von Köln und Düsseldorf.

• 1 Stunde Vorbereitung
• 4 Stunden beim Event
• 1–2 Stunden Nachbereitung

• LEADERS IN CONSULTING | München, London & Köln
• Procurement Initiative | London & Köln
• Tech Insurance Leaders | New York
• Cyber Insurance Leaders | London
• SUSTAINX | München & Hamburg

Deine Aufgabe:

Du bist verantwortlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer regelmäßig stattfindenden Meetups.

Vorbereitung:

• Ausdrucken und vorbereiten von Namensschildern und Fragebögen für die Teilnehmer:innen sowie einiger anderer Unterlagen für den Meetup Host.

• Mitbringen anderer kleinerer Materialien, wie Stifte und Clipboards

• Einprägen der Teilnehmernamen, sodass Du diese bei Ankunft persönlich begrüßen kannst.

Während des Meetups:

• Kleinere Vorbereitungen des Veranstaltungsorts und letzte Absprachen mit dem Meetup Host und dem Personal der Location, bevor die Gäste eintreffen.

• Freundliche Begrüßung der Gäste und Überreichen der Namensumhänger.

• Abhaken und füllen der Teilnehmerliste.

• Sicherstellen, dass das Service-Personal die Gäste mit ausreichend Essen und Getränken versorgt, oder selbst aktiv nach Getränkewünschen fragen.

• Unterstützung des Meetup Hosts bei sämtlichen Angelegenheiten während des Events.

• Aufnehmen von Fotos der Veranstaltung für soziale Medien.

• Filmen der Vorstellungsrunde, sodass wir die Teilnehmer, nach dem Event, basierend auf derer genannten Herausforderungen und Erfahrungen miteinander verknüpfen können.

• Sicherstellen, dass die Agenda vom Meetup Host grob eingehalten wird.

• Sicherstellen, dass die Gäste einen Exit-Fragebogen vor Verlassen des Meetups ausfüllen und diese einsammeln.

Nachbereitung noch am Abend des Events:

• Ausfüllen eines eigenen kleinen Fragebogens, um uns Feedback zum Event zu geben.

• Ergänzen der Teilnehmerliste mit den bei der Vorstellungsrunde genannten Herausforderungen und den Erfahrungen der Teilnehmer:innen (unterstützt durch die Videoaufzeichnung).

• Sicherstellen, dass die Teilnehmerliste vollständig und korrekt gefüllt ist.

• Upload der Teilnehmerliste sowie sämtlicher Fragebögen, Bilder und Videos.

Deine Ziele: 

• Above & beyond guest experience: Wir bieten erstklassigen Service, um einen unvergesslichen Aufenthalt bei unseren Meetups zu gewährleisten. Dazu übertreffen wir die Erwartungen unserer Community-Mitglieder und konzentrieren uns auch auf Kleinigkeiten, denn diese sind am Ende ausschlaggebend.

• Saubere Arbeitsweise: Du lässt bei der Vor- und Nachbereitung der Events große Sorgfalt walten. Speziell stellst Du sicher, dass uns die Teilnehmerliste, Fragebögen, Bilder und Videos absolut vollständig und noch am Abend des Events erreichen.

• Proaktive Kommunikation: Du kommuniziert proaktiv, wenn Du Feedback oder Anregungen hast, oder Dir ein Missgeschick unterlaufen ist. Denn nur so können wir immer besser werden.

• Du verfügst über mindestens 2 Jahre Erfahrung in der gehobenen Hotellerie (bevorzugt Empfang oder Service) oder Gastronomie und weißt somit, was exzellenten Service ausmacht

• Du gehst sicher und professionell mit internationalen Gästen und Führungspersonen um

• Du sprichst muttersprachliches Deutsch und kannst flüssig auf Englisch kommunizieren

• Du bringst vollen Einsatz, bist proaktiv und hast Lust Gas zu geben

• Du bist zuverlässig und lässt große Sorgfalt bei der Vor- und Nachbereitung der Meetups walten

• Du bist offen für Feedback und neue Ideen

• Wettbewerbsfähige Vergütung von 190 € pro Meetup.
• Gute Planbarkeit, da die Termine Meetups Termine mindestens 3 Monate im Voraus feststehen.
• Direkter Kontakt zu hochrangigen Entscheidungsträger:innen, renommierter Unternehmen und Einblicke in deren Denken, Handeln und Herausforderungen.
• Spannende Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen verschiedener Branchen.
• Entwickeln organisatorischer und kommunikative Fähigkeiten sowie sammeln von Erfahrungen im Eventmanagement.